Le formulaire Cerfa n°12751*01 permet aux personnes morales, groupements de fait ou personnes physiques qui organisent l’accueil en France de mineurs avec hébergements d’en faire la déclaration préalable en préfecture, et se fonde sur l’arrêté du 25 septembre 2006, relatif à la déclaration préalable des locaux hébergeant des mineurs, prévue à l’article R.227-2 de code de l’action sociale et des familles.

Les formulaires CERFA sont des documents administratifs officiels et réglementés dont les modèles sont fixés par arrêtés. Leur nom fait référence à l’organisme public en charge de les éditer et de les enregistrer : le CERFA, acronyme de centre d’enregistrement et de révision des formulaires administratifs.

Cette déclaration préalable s’effectue auprès du Service départemental à la jeunesse, à l’engagement et aux sports (SDJES) du lieu d’implantation. Il en existe 97 sur l’ensemble du territoire.

En vertu, de l’article R.227-2 5° du code de l’action sociale et des familles, « Toute personne assurant la gestion de locaux hébergeant des mineurs accueillis dans le cadre de l'article R. 227-1 doit en faire préalablement la déclaration au représentant de l'Etat dans le département de leur implantation.».

Il est possible de retrouver la liste des types d’accueils concernés à l’article R.227-1 du code de l’action sociale et des familles. Il est notamment question des séjours de vacances d’au moins sept mineurs, dès lors que la durée de leur hébergement est supérieure à trois nuits consécutives, ou encore d’un séjour vacances dans une famille de deux à six mineurs dès lors que la durée d’hébergement est au moins égale à quatre nuits consécutives.

Enfin, la déclaration doit notamment comprendre des informations relatives à l'exploitant des locaux, aux locaux, et au public hébergé, fixées par arrêté conjoint du ministre chargé de la jeunesse, du ministre de l'intérieur et du ministre chargé de la santé. Les modalités de cette déclaration sont précisées par le même arrêté.

En pratique, les items devant être renseignées figurent au sein du formulaire CERFA. Le responsable du local devra notamment renseigner son implantation (nombre de lits, alimentation en eau potable, assainissement, équipements sanitaires), les caractéristiques de son E.R.P, les informations relatives aux assurances ainsi que la nature de ses droits sur les locaux (propriété, location, utilisation à titre gratuit…)